Free Web Site - Free Web Space and Site Hosting - Web Hosting - Internet Store and Ecommerce Solution Provider - High Speed Internet
Search the Web

Oturum 2.1.

 

 

Performans Ölçüleri ve Değerlendirme Araçları

 

Selma (Alpay) Aslan*

 

 

Avrupa Birliği, kütüphaneler konusunda uyum gözetmemektedir. Ancak, İlkeler El Kitabı’nda ayrıntılı olarak sıralanmış olan eAvrupa, yapısal gelişme ve kültür gibi bazı konularla bağlantılı olarak halk kütüphanelerine değinilmektedir. El Kitabı’nda listelenmeyen müktesebat alanlarından biri de istatistiklerdir. Uyum gözetilen 31 alandan 12. si olan istatistikler konusunda, AB bu konuda “Pek çok alanda politikaları uygulamak için sağlıklı istatistiklere gereksinim vardır” demektedir (Enlargement of the European Union, 2002, 36).

Türkiye’de istatistikler konusunda çalışmalar yürütülmektedir. Kütüphaneler Genel Müdürlüğü, Devlet İstatistik Enstitüsü ile ortak bir çalışma yaparak, 2003 yılında uygulamaya konmak üzere, tutulan istatistikleri gözden geçirmiş bulunmaktadır.

Ancak daha önemli olan, istatistiklerin neden tutulduğu ve ne şekilde kullanılacağıdır. Bugün anlaşıldığı kadarı ile istatistikler, Devlet İstatistik Enstitüsü tarafından yayınlanmak üzere yalnızca bir veri olarak tutulmaktadır. Oysa, istatistikler, performans göstergeleri belirlemek, hizmetleri planlamak, hedefler saptamak ve başarı düzeyini belirlemek için gerekli olan yönetim bilgilerinin önemli bir temel ögesini oluştururlar.  Diğer önemli bir öge ise anketler yoluyla kullanıcıların ve potansiyel kullanıcıların beklentilerinin saptanması, verilen hizmetlerle ilgili doyum düzeyi gibi çeşitli konularda geri bildirim alınmasıdır. Bu veriler, politika belirleme ve yapılacak çalışmaları planlamada, var olan kaynaklar da göz önünde tutularak  değerlendirilir. Bu değerlendirmeye göre hedefler belirlenebilir ve böylece daha etkin bir hizmet sunulabilir. Varılan sonuçlar karar vericilere halk kütüphanesi hizmetinin kaynak ayırmaya değer bir alan olduğunu kanıtlamak için de temel gerekçeleri oluşturur. Değişen ortamda halk kütüphanelerinin var oluş nedenlerinin, nasıl ve ne şekilde hizmet sunacağının irdelenmesi yoluyla misyonlarının ve amaçlarının yeniden belirlenmesi gereği günümüzde performans göstergelerine daha fazla önem kazandırmaktadır. 

Türkiye’nin, gelir dağılımındaki eşitsizlikler nedeniyle Internet erişimine sahip hane sayısının artırılması yönündeki eAvrupa+ hedeflerinde zorlanacak olması, kamu Internet erişim noktalarını daha önemli kılmaktadır. Kaldı ki, bu konuda çok daha şanslı olan ülkeler bile toplumsal dışlanma ile mücadele ve bilgi toplumu fırsatlarından herkesin yararlanabilmesi için halk kütüphanelerini geliştirmektedirler. Ülkemizde temel kamu Internet erişim noktası olarak, KOBİ’lerin desteklenmesi politikaları gereği, teşvik edilen Internet kafelerde kullanım ticari olup boş vakit geçirmeğe yöneliktir. Internet ortamının, bilgi edinme, yaşam boyu öğrenme aracı olarak kullanılma gibi temel işlevleri doğrultusunda değerlendirilebilmesi için, zaten bilgi hizmetleri konusunda deneyim ve beceri sahibi personelin, elektronik ortamda da bu hizmetleri vermek üzere eğitildiği halk kütüphaneleri, diğer ülkelerde en yaygın kullanılan doğal kamu Internet erişim noktaları olarak kendilerini ortaya koymuşlardır. Türkiye’nin de bu örneklerden yola çıkarak yeni bir halk kütüphaneleri politikası oluşturmasında yarar vardır.

İlkeler El Kitabı, performansa dayalı bir yönetim anlayışının var olduğu varsayımından yola çıkmaktadır. İlkeler’de kaynak gösterilen Bertot ve McClure’un ABD’de yürütmekte olduğu “Halk Kütüphaneleri Ağı İstatistikleri ve Performans Göstergeleri için Ulusal Veri Toplama Modeli” çalışması (2001) ve bir Avrupa Birliği projesi olarak geliştirilen Equinox Kütüphane Performans Ölçüleri ve Kalite Yönetimi Sistemi (Brophy ve Clark, 2002), melez kütüphane anlayışına dayalı olarak, geleneksel hizmetler için genelde benimsenmiş göstergelerin üstüne eklenecek elektronik hizmetlerle ilgili göstergeler üzerine yoğunlaşmışlardır.

Türkiye’de, kamu kesiminde, böyle bir sistemin uygulanabilmesi için öncelikle  performansa dayalı bir yönetim anlayışının benimsenmesi gerekir. Türkiye’nin çağdaşlaşabilmek ve AB ile uyum sağlamak için 31 bölüm halinde düzenlenmiş olan uyum çalışmalarının ötesinde başka alanlarda da batı normlarını yakalaması gereğinin devlet yönetimi tarafından da görüldüğünü 8. Beş Yıllık Kalkınma Planı ortaya koymaktadır. Konumuz açısından önem taşıyan, “Kamu Hizmetlerinde Etkinliğin Artırılması” başlıklı 9. bölümdür. 1827. paragrafta mevcut durum saptaması yapılırken şu ifadeye yer verilmiştir:

 

Kamu yönetiminde insan kaynaklarını, yönetsel ilkeleri ve işleyişi de içine alan bütüncül, köklü ve kalıcı bir değişim ihtiyacı devam etmektedir. Bu çerçevede, kamu kuruluşlarının amaçlarında, görevlerinde, görevlerin bölüşümünde, teşkilat yapısında, personel sisteminde, kaynaklarında ve bunların kullanılış biçiminde, halkla ilişkiler sisteminde mevcut aksaklıkları ve eksiklikleri gidermek öncelikli gündem konusunu oluşturmaktadır” (2000, 191).

 

Plan’ın aynı bölümünün “Amaçlar, İlkeler ve Politikalar” kısmında yer alan aşağıdaki paragraflar doğrudan bu raporun konusu ile ilgilidir:

 

“1835. … kamu yönetimine, ihtiyaçlara göre esnek ve hızlı bir işleyiş yapısı ile kaliteli mal ve hizmet sunumu anlayışının ve buna ilişkin etkin yöntemlerin yerleştirilmesi temel amaçlardır.

 

1836. Kamu hizmetlerinin sunumunda vatandaşın memnuniyeti esas alınmak suretiyle, hizmet kalitesine ve sonuçlara odaklanarak, kamu yönetiminin etkinliğini ve halk nezdinde güvenilirliğini geliştirmek esas olacaktır.

 

1837. Kamu yönetiminin yeniden yapılandırılmasında verimlilik, etkinlik ve tutumluluğun dolayısıyla da performansın artırılması; … kamu yöneticilerinin ve çalışanlarının politika ve strateji oluşturma kapasitesinin geliştirilmesi ve kamu hizmetlerinin sunumunda kalite anlayışının ve bu amaca yönelik yönetsel yöntemlerin yerleştirilmesi temel ilkeler olacaktır.

 

1845. Nitelikli kamu hizmeti sunumu için,  performans yönetimi, toplam kalite yönetimi gibi çeşitli çağdaş yönetim tekniklerinden tüm kamu kurumlarında yararlanılması, böylece kamu yönetiminin, yeni yaklaşımlardan da faydalanarak Toplam Yönetim Kalitesinin artırılması sağlanacaktır (DPT, 2000, 192).

 

Halk kütüphanelerinin, Türkiye’nin “bilgi toplumuna dönüşümün sağlanarak dünya hasılasından daha yüksek oranda pay alınması, toplumun yaşam kalitesinin yükseltilmesi” ve “katılımcı demokrasi” (DPT, 2000, 21) gibi hedeflerine katkıda bulunabilmek üzere etkin bir yönetim yapısına ulaşması sürecinde  performans ölçüleri ve değerlendirme araçları geliştirmesine gereksinim duyulacaktır. Bu hususların Kalkınma Planı’nda yer almakla birlikte icra planlarına ne zaman ve ne şekilde yansıyacağı henüz açık değildir. Eğer gerçekleştirilebilirse, büyük bir olasılıkla aşamalı olarak ele alınacaktır. Her ne kadar, böyle bir yönetim anlayışı üst yönetimlerin konuya sahip çıkmaları ile gerçekleştirilebilirse de bazı adımlar da atılabilir. Ayrıca Kütüphaneler Genel Müdürlüğü, Pulman Projesi’nin rüzgarını arkasına alarak, kamu hizmetlerinde etkinliğin artırılması konusunun gelecek hükümetin gündemine girmesi durumunda bir pilot projede yer alabilmek için hazırlık yapabilir.

 

 

Gündem (Eylem Planı):

 

  1. KGM, TKD gibi kuruluşların karar vericileri, Türkiye’nin kalkınma planında belirlenen hedeflere varmasında halk kütüphanelerinin oynayabileceği rol konusunda bilgilendirerek yeni bir halk kütüphanesi politikası oluşturulması konusunda çalışmaları.
  2. Stratejik planlama, performans yönetimi ve kıyaslama gibi konularda bilgi ve belge yönetimi bölümleri veya yabancı kültür temsilcilikleri ile işbirliği yaparak halk kütüphaneleri yöneticileri için eğitim programları düzenlenmesi. Eğitim alacak yöneticilerin bu bilgileri ekiplerine aktarabilmeleri için programa eğitici eğitiminin de dahil edilmesi yararlı olur.
  3. Özellikle elektronik hizmetlerle ilgili göstergeler ve değerlendirme araçları gelişme aşamasında olduğundan Avrupa’daki çalışmaların sürekli izlenmesi. (Gerekli görülürse KGM belge ve bilgi bölümleri yönetim konusu uzmanlarından birinin bu konuda danışmanlığından yararlanabilir)
  4. UNESCO ve İngiltere halk kütüphaneleri istatistikleri örnek alınarak hazırlanan yeni istatistik formlarının ISO 2789:1991 incelenerek bir kez daha gözden geçirilmesi.
  5. Eğitim programlarının akabinde performans göstergeleri ile ilgili ISO 11620:1998 ve Equinox performans göstergeleri incelenerek ülke koşullarına uygun göstergelerin belirlenmesi.
  6. Sayısal veriler yanında kullanıcı doyumu gibi niteliksel veriler derleyebilmek için anket formu hazırlanması ve kütüphanelerde uygulanması. (Anket formunun geliştirilmesinde yukarıda anılan ISO standartı yanında İngiltere’de kullanılan PLUS örnek olarak incelenebilir ve bu konu ile birlikte diğer konularda da AB DECIDE, DECIMAL, EQLIPSE ve MINSTREL Projeleri bulgularını  tanıtan ve yayan CAMILE Projesi’nin web sitesinden yararlanılabilir.)
  7. Equinox sisteminin, pilot proje kütüphanelerinde denenmesi ve otomasyon projesine paralel olarak kullanımına geçilmesinin yapılabilirliğinin araştırılması.
  8. Bu çalışmalar sonunda büyük bir olasılıkla geliştirilmesi gerekecek daha yoğun elektronik hizmetlerin sunulabilmesi için TT’nin kütüphanelere, İngiltere vb. ülkelerde örneği görüldüğü üzere indirimli Internet hattı tarifesi sunması için çaba gösterilmesi.

 

 

Kaynakça

 

Bertot, John Carlo, Charles R. McClure, (2001). Developing A National Data Collection Model For Public Library Network Statistics and Performance Measures: Interim Report. http://www.ii.fsu.edu/Projects/IMLS/interim.report.may2001.pdf

 

Brophy, Peter ve Zoe Clarke (2001). EQUINOX; Library Performance Measurement and Quality Management System. Telematics for Libraries Programme Project LB-5634/A EQUINOX 24471/0. Deliverable D2.5: Edited Final Report http://equinox.dcu.ie/reports/d2_5.rtf

 

Devlet Planlama Teşkilatı, (2000). Uzun Vadeli Strateji Ve Sekizinci Beş Yıllık Kalkınma Planı, 2001 – 2005.

http://ekutup.dpt.gov.tr/plan/viii/plan8str.pdf

 

European Commission, (2002).  Enlargement of the European Union Guide to the Negotiations Chapter by Chapter. http://europa.eu.int/comm/enlargement/negotiations/chapters/negotiationsguide.pdf

 

“Performans ölçüleri ve değerlendirme araçları” (2201). PULMAN İleri Ağları Hareketlendiren Halk Kütüphaneleri (Public Libraries Mobilising Advanced Networks) İlkeler El Kitabı. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği ve T.C. Kültür Bakanlığı. ss.91 –102. http://www.kutuphaneci.org.tr/turk/

 

 


 

Ek – Equinox Kütüphane Performans Ölçümü ve Kalite Yönetimi Sistemi

Bu proje, tüm kütüphanelerin, geleneksel ölçüler yanında, yeni ağlaşmış elektronik ortam için performans ölçüleri geliştirme, bunlardan yararlanma ve bir kalite yönetimi çerçevesinde çalışma gereksinimine yöneliktir. Projenin bir ayağı, elektronik kütüphane ortamı için standart bir performans ölçüleri kümesi geliştirmekti. Bu küme, geleneksel kütüphane hizmetleri için var olan üzerinde anlaşılmış ölçüler üzerine kurulmuş olup uluslararası onay alması beklenmektedir. İkinci ayak ise kütüphane yöneticileri için  tümleşik bir kalite yönetimi ve performans ölçüleri yazılım aracı geliştirmekti.

Equinox sistemi şunları içerir:

1.       Standart melez kütüphane performans göstergeleri

2.       Standart melez kütüphane kalite yönetimi çerçevesi

3.       Yapısal kütüphane yönetimi karar destek sistemi

4.       Diğer kütüphane sistemleri için standart açık XML DTD arayüz.

Tek bilgisayarda veya ağ ortamında Windows 95/98/NT/2K platformlarında kullanılabilen sürümleri olan ve ayrıntılı teknik bilgi gerektirmeyen yazılım, kütüphanecilere şu olanakları sunar:

1.       bir kalite yönetimi çerçevesi içinde kendi amaç, hedef ve performans göstergelerini belirlemek,

2.       diğer otomasyon programlarından veri kümelerini aktarabilmek veya elle giriş yapabilmek,

3.       belli bir süre bazında göstergeleri hesaplayarak grafik halinde görüntüleyebilmek

4.       her bir gösterge için en az ve en yüksek değerleri saptayabilmek ve uygun uyarı ayarları yapabilmek

5.       verileri zaman içinde yönetebilmek.

 

Belirlenen göstergeler: